Haben Sie sich dazu entschieden ein Haus zu verkaufen, umfasst das einen Prozess mit vielen unterschiedlichen Aufgaben. Von der Erstellung eines Exposés über die Durchführung von Besichtigungen hin zur finalen Übergabe des Hauses warten einige Aufgaben. Bei vielen dieser Aufgaben kann die Zusammenarbeit mit einem Immobilienmakler Sie erheblich entlasten. So auch bei der Beschaffung der nötigen Unterlagen für den Hausverkauf: Mit einer Vollmacht kann er alle Unterlagen besorgen, für Vollständigkeit sowie daraus resultierend für Sicherheit im Verkaufsprozess und eine große Zeit- und Frustersparnis für Verkäufer sorgen. Wir geben heute einen Überblick, welche Dokumente und Informationen für einen erfolgreichen Verkaufsabschluss nötig sind.
Alle Unterlagen für den erfolgreichen Hausverkauf im Überblick
Die unterschiedlichen Dokumente benötigen Sie nicht zwangsläufig gesammelt vor Beginn des Verkaufsprozesses. Einige Unterlagen sind erst für die Bank relevant, […] andere wiederum bereits für das Exposé oder zur Besichtigung. Dennoch ist es empfehlenswert, alle Dokumente so früh wie möglich zu beschaffen, um spätere Wartezeiten zu vermeiden und im gesamten Verkaufsprozess maximale Transparenz und Sicherheit zu haben.
Für die Erstellung des Exposés relevante Unterlagen
Bereits vor Beginn der Vermarktungsphase benötigen Sie einige Unterlagen – mit ihnen ist eine detaillierte und authentische Erstellung des Exposés und des Immobilieninserats möglich. Einige dieser Unterlagen werden verpflichtend für den Verkaufsabschluss benötigt, etwa für die Bank oder den Notar.
- Energieausweis: Ein Energieausweis muss spätestens zu den Besichtigungsterminen vorliegen, damit Kaufinteressenten sich ein Bild über den Energieverbrauch oder -bedarf der Immobilie machen können. Höheres Vertrauen erhalten Sie jedoch, wenn der Energieausweis bereits dem Exposé beiliegt und die Informationen in die Anzeige integriert werden.
- Bemaßte Grundrisse: Der Grundriss dient vor allem dazu, eine bessere bildliche Vorstellung von Immobilien zu ermöglichen. Er gilt als maßgebliches Kriterium für die Kaufentscheidung und zeigt die Aufteilung des Hauses sowie häufig die einzelnen Raumgrößen.
- Wohn- und Nutzflächenberechnung & Baubeschreibung: Diese Dokumente geben einen konkreteren Einblick in die Immobilie und das Grundstück. Sie werden verpflichtend erst für den Verkaufsabschluss benötigt, stärken aber ebenfalls das Vertrauen der Kaufinteressenten, wenn sie bereits früher zur Verfügung stehen. Liegen diese Dokumente nicht von offizieller Seite vor, müssen sie professionell angefertigt werden. Auch das empfiehlt sich bereits zu Beginn des Verkaufsprozesses, da die Daten großen Einfluss auf die Preisgestaltung nehmen.
Spätestens für den Verkaufsabschluss relevante Dokumente
Grundsätzlich gilt: Je vollständiger Ihre Unterlagen bereits bei den Besichtigungsterminen sind, desto höher ist das Vertrauen der Kaufinteressenten und damit Ihre Chance, das Haus zum gewünschten Kaufpreis zu verkaufen. Außerdem können Wartezeiten dafür sorgen, dass potenzielle Käufer wieder abspringen, etwa aufgrund steigender Zinsen oder einer besseren Alternative. Weiter helfen die Unterlagen dabei, mögliche Fragen zu beantworten und Ihre Antworten direkt belegen zu können.
Für den Vertragsabschluss beim Notar ist von Ihrer Seite aus neben Ihren Ausweispapieren und der Steueridentifikationsnummer gegebenenfalls eine Vollmacht oder Löschungsbewilligung relevant. Eine Löschungsbewilligung können Sie von Ihrer Bank erhalten, wenn die Grundschuld getilgt ist. Sollte die Grundschuld noch nicht bereits komplett abgelöst worden sein, fragt der Notar bei der Bank die Restschuld ab, sodass diese bei Kaufpreiszahlung durch die Käufer direkt an die Bank überwiesen wird. Das Grundbuch wird für den neuen Eigentümer bereinigt, sodass es frei von finanziellen Altlasten des Verkäufers ist.
Den für die Beurkundung notwendigen aktuellen Grundbuchauszug holt der Notar selbst ein.
Alle anderen Unterlagen dienen der Sicherheit für den Käufer und sind je nach Bank für die Kreditentscheidung relevant. Dennoch gilt: Je mehr Unterlagen, desto besser für den Verkaufsabschluss, denn umso höher sind Vertrauen und Sicherheit. Das betrifft die folgenden Dokumente:
- Bauakte(beinhaltet u.a. Baubeschreibung, Baupläne und Baugenehmigungsurkunde)
- Auszugaus dem Baulastenverzeichnis
- Auszug aus dem Altlastenkataster
- Amtliche Flurkarte
- Nachweis über das Bestehen einer Wohngebäudeversicherung
- Sofern vorhanden, Nachweise zu Modernisierungen und Sanierungen
Es gilt: Je vollständiger Ihre Unterlagen bereits bei den Besichtigungsterminen sind, desto höher ist das Vertrauen der Kaufinteressenten und damit Ihre Chance, das Haus zum gewünschten Kaufpreis zu verkaufen.
Exkurs: Der Grundbuchauszug
Das Grundbuch ist dazu da, alle relevanten Informationen zu einem Grundstück an zentraler Stelle zu sammeln. Der Grundbuchauszug ist eine Abschrift aus diesen Unterlagen, die Sie beim Grundbuchamt (oft als Teil des Amtsgerichts) erhalten. Einsicht beantragen kann grundsätzlich jeder mit berechtigtem Interesse und einem zugehörigen Nachweis. Dieses berechtigte Interesse hat beispielsweise der Eigentümer oder Bewohner mit lebenslangem Wohnrecht, aber auch Pflichtteilsberechtigte oder Erben, Gläubiger und Kreditgeber. Aufgrund der Pflicht zur Amtshilfe haben auch Behörden, Gerichte und Notare die Möglichkeit zur Einsicht – nicht aber Kaufinteressenten, die rein aus Neugierde in das Grundbuch schauen möchten.
Der gesamte Grundbuchauszug besteht aus fünf Bereichen: dem Deckblatt, dem Bestandsverzeichnis und den Abteilungen I bis III. Grundsätzlich gilt dabei: Ist etwas durchgestrichen oder unterstrichen, so gelten diese Inhalte als gelöscht. Auf dem Deckblatt findet sich die genaue Bezeichnung des Grundbuchblattes, auf der zweiten Seite das Bestandsverzeichnis aus dem Katasteramt mit Informationen zu Flur, Flurstück, Adresse, Nutzungsrechten und Grundstücksgröße. Die Abteilungen I bis III enthalten umfassendere Informationen:
Abteilung I: die Eigentumsverhältnisse
Diese Abteilung hält die Eigentumsverhältnisse des Grundstücks fest. Das umfasst die Eigentümer und die Grundlage der Eintragung ins Grundbuch, etwa die Erbfolge, ein Zuschlagsbeschluss im Zuge einer Versteigerung oder die Auflassung. Bei einer Auflassung handelt es sich um die Einigung zwischen Käufer und Verkäufer zur Übertragung des Eigentums – so kann also jeder Eigentümerwechsel nachvollzogen werden.
Abteilung II: die Beschränkungen und Lasten
Abteilung II des Grundbuchs gibt einen Überblick über Lasten und Beschränkungen des Grundstücks. Lediglich das Grundpfandrecht wird in Abteilung III eingetragen.
Das sind die möglichen Lasten:
- Grunddienstbarkeit § 1018ff. BGB (Dienstbarkeiten, Grunddienstbarkeiten, p.b. Dienstbarkeiten)
- Vorkaufsrechte
- Reallasten
- Nießbrauch
- Dauerwohn- und Dauernutzungsrechte
- Auflassungsvormerkung
- Erbbaurechte
Das sind mögliche Beschränkungen:
- Zwangsversteigerungsvermerke
- Insolvenzvermerke
- Nacherbenvermerke
- Sanierungs- und Umlegungsvermerke
- Testamentsvollstrecker-Vermerke
- Verwaltungs- und Benutzungsregelungen bei Miteigentum
Abteilung III: die Grundschulden, Hypotheken und Rentenschulden
Abteilung III des Grundbuchs umfasst die Grundpfandrechte. Diese beinhalten beispielsweise Grundschulden, die bei Aufnahme einer Baufinanzierung entstehen, sofern diese Immobilie als Sicherheit hinterlegt wird. Zusätzlich dazu befinden sich in dieser Abteilung alle Informationen zu Hypothek und Rentenschuld, ebenso wie Vormerkungen, Veränderungen und Widersprüche, die sich auf diese Rechte beziehen.
Unterlagen und Informationen für den neuen Eigentümer
Einige Unterlagen sind für einen Verkaufsabschluss nicht verpflichtend notwendig, erleichtern aber dem Käufer die Umstellung und gehören zum guten Ton, sofern sie vorhanden sind.
- Infos zu Nebenkosten und Grundbesitzabgaben, um die Kostenkalkulation für den neuen Eigentümer zu erleichtern.
- Infos zur Gebäudeversicherung, um einen Vergleich und möglicherweise Wechsel des Versicherers zu ermöglichen – die Gebäudeversicherung geht automatisch an den neuen Eigentümer über, der Eigentümerwechsel muss jedoch formlos an den Versicherer gemeldet werden. Nachdem die Immobilie an den Käufer umgeschrieben wurde, hat dieser ein zeitlich befristetes Sonderkündigungsrecht.
Zusätzlich benötigte Unterlagen für den Verkauf einer Eigentumswohnung
Planen Sie nicht den Verkauf eines Hauses, sondern einer Eigentumswohnung, benötigen Sie weitere Unterlagen für den Abschluss des Prozesses. Auch hier kann jedoch ein Makler bei Information und Beschaffung der nötigen Unterlagen weiterhelfen:
- Teilungserklärung / Gem. Ordnung
- Versammlungsprotokolle der letzten drei Jahre
- Stand der Instandhaltungsrücklagen
- Hausgeld und Nebenkosten der letzten drei Jahre
- Durchgeführte und geplante Renovierungen
- Höhe der anstehenden Sonderumlagen, sofern geplant
- Aktueller Wirtschaftsplan
- Aufteilungsplan
Benötigt der Notar noch gesonderte Unterlagen?
Zusätzlich zu den immobilienbezogenen Unterlagen benötigen Sie Ihren Personalausweis für den Notartermin. Im Vorfeld benötigt der Notar außerdem folgende Informationen von Ihnen, um den Vertragsentwurf erstellen zu können:
- Den Kaufpreis
- Gewünschter Zahlungstermin
- Zahlungsangaben (Kontoverbindung)
- Personalausweis
- Steuer-ID
- Löschungsbewilligung der Bank (sofern vorliegend)
- Vollmacht (z. B. wenn der Eigentümer betreut wird)
An diesen Stellen erhalten Sie die Unterlagen für den Immobilienverkauf
Um alle nötigen Unterlagen für den Verkaufsabschluss zusammenzustellen, ist der Besuch bei einigen Behörden und Anlaufstellen nötig. Inzwischen können viele Dokumente aber bereits online oder per E-Mail beantragt werden. Dennoch sollten Sie Bearbeitungszeiten einplanen. Diese Anlaufstellen sind für einen Immobilienverkauf relevant.
- Bauamt: Das Bauamt kann Ihnen die nötigen Unterlagen aus der Bauakte beschaffen und den Auszug aus dem Baulastenverzeichnis zur Verfügung stellen. Sofern sie durchgeführt wurde, erhalten Sie dort auch die Wohn- und Nutzflächenberechnung.
- Grundbuchamt als Teil des Amtsgerichts: Beim Grundbuchamt erhalten Sie den Grundbuchauszug, ebenso wie einen möglicherweise bestehenden Erbbaurechtsvertrag, aber auch Teilungserklärung und Aufteilungsplan und alle Urkunden, die in der Grundakte vorliegen
- Energieberater oder Schornsteinfeger: Beim Energieberater oder Schornsteinfeger erhalten Sie einen Energieausweis.
- Katasteramt: Hier erhalten Sie die amtliche Flurkarte.
- Ggf. Nachlassgericht: Sollten Sie nicht im Grundbuch der Immobilie stehen, etwa aufgrund einer Erbschaft, erhalten Sie den benötigten Erbschein beim Nachlassgericht.
Nutzen Sie auch unsere Checkliste für einen Überblick der erforderlichen Dokumente für Ihren Hausverkauf.
Hilfe vom Makler bei der Beschaffung der nötigen Unterlagen für Ihren Hausverkauf
Die Beschaffung aller Unterlagen zum Hausverkauf fordert vor allem Zeit. Verkäufer müssen sich an mehrere unterschiedliche Stellen wenden, um die nötigen Dokumente anzufordern. Die Zusammenarbeit mit einem Immobilienmakler sorgt jedoch für eine Abkürzung. Er kann Informationen zu den entsprechenden Anlaufstellen geben und beispielsweise den Prozess der Erstellung des Energieausweises und die Unterlagenbeschaffung durch sein eigenes Netzwerk beschleunigen. Weiter hat er einen breiten Erfahrungsschatz in Bezug auf die Bearbeitungszeiten – einige Dokumente müssen Sie bei der Stadt oder bei anderen Behörden beantragen und entsprechende Wartezeiten einkalkulieren. Ihr Makler ermöglicht einen reibungslosen Ablauf des gesamten Verkaufsprozesses inklusive der Beschaffung aller nötigen Unterlagen.
